Surat rekomendasi adalah satu dari banyak jenis surat resmi yang banyak digunakan dari pihak yang kedudukannya lebih tinggi dan berpengaruh.
Beberapa yang paling sering membutuhkan surat tersebut yakni pelajar, karyawan, pegawai instansi maupun tenaga pengajar.
Berbeda dengan jenis lain, surat resmi tersebut sangat menonjolkan sisi baik dari pihak pemohon.
Mengapa seperti itu?
Berikut penjelasan lengkap hingga contoh isi surat.
Pengertian Surat Rekomendasi
[su_note note_color=”#f9f3af” text_color=”#000000″]Surat rekomendasi adalah jenis surat yang dibuat oleh seseorang yang memiliki kedudukan lebih tinggi dalam suatu instansi atau organisasi untuk memberikan keterangan atas individu yang meminta surat tersebut.[/su_note]
Lebih lengkapnya, recommendation letter merupakan surat yang digunakan untuk menguatkan, menyatakan maupun membenarkan suatu hal sehingga pemohon surat dapat dipercaya.
Bisa dibilang bahwa surat ini sebagai bentuk validasi eksternal dari pimpinan / dosen / guru.
Struktur Surat Rekomendasi
Berikut merupakan Struktur Surat Rekomendasi:
1. Kop Surat
Nama lain kop surat adalah kepala surat yang menjadi judul dan diletakkan di bagian paling atas.
Kepala surat berisi keterangan instansi, lembaga, organisasi maupun perkumpulan yang menyatakan darimana surat tersebut berasal.
2. Nomor Surat
Bagian selanjutnya yakni nomor surat yang dikeluarkan langsung oleh instansi pembuat surat. Umumnya, nomor surat terdiri dari kombinasi angka dan huruf yang dipisah menggunakan tanda miring.
Urutan yang dipakai biasanya dimulai dengan nomor urut surat, kode unit instansi, kode perihal surat dan tahun pembuatan surat.
3. Isi Surat
Isi surat disebut juga dengan tubuh surat.
Bagian tersebut memuat informasi mengenai:
- nama dan jabatan pemberi rekomendasi
- nama dan status penerima rekomendasi
- Maksud / tujuan dibuatnya surat dan informasi lain yang dibutuhkan sebagai penguat isi surat.
4. Penutup
Bagian ini diisi dengan kalimat yang mengakhiri surat dari permohonan agar surat tidak disalahgunakan.
5. Nama Kota dan Tanggal
Bagian nama kota dan tanggal penulisan surat diletakkan pada sebelah kiri persis di bawah kalimat penutup.
6. Nama dan Tanda Tangan
Selanjutnya adalah bagian nama pemberi rekomendasi sekaligus tanda tangan sebagai bukti bahwa surat tersebut benar-benar dibuat oleh pihak yang bersangkutan.
7. Cap
Terakhir yaitu pembubuhan cap resmi yang dimiliki oleh instansi, organisasi maupun lembaga yang mengeluarkan surat tersebut.
Manfaat Surat Rekomendasi
Tidak hanya sebagai pelengkap berkas administrasi, ternyata surat ini memiliki fungsi penting.
Berikut ini fungsi surat rekomendasi di anatanya:
- Memberikan support secara moral karena isi surat mengakui capaian prestasi, kemampuan yang mumpuni dan segala nilai positif yang dimiliki oleh pemohon surat.
- Menjadi bahan pertimbangan bagi pihak penerima surat untuk menerima pihak yang bersangkutan.
- Mendorong adanya jalinan kerjasama antara pihak pengirim surat dan penerima surat.
- Memudahkan seseorang untuk mendapatkan pekerjaan baru.
- Memudahkan pelajar untuk memperoleh beasiswa yang diinginkan.
- Memperlancar proses pengambilan uang BPJS khusus ketenagakerjaan.
Jenis-Jenis Surat Rekomendasi
Surat biasanya terdiri dari beberapa kategori yang didasarkan pada tujuan penggunaan. Agar lebih jelas, berikut 5 jenis surat rekomendasi:
1. Rekomendasi Kerja
Rekomendasi kerja adalah jenis surat yang dibuat oleh atasan untuk memberikan keterangan tentang pegawai yang memohon surat tersebut.
Bagi perusahaan, surat ini merupakan dokumen penting yang memiliki banyak fungsi.
Beberapa di antaranya adalah menerangkan status pegawai saat itu, bahan pertimbangan bagi HRD saat melakukan evaluasi dan memudahkan untuk mencari pekerjaan apabila resign.
Untuk melihat contoh surat ini silahkan klik tautan di bawah ini.
[su_highlight]Contoh Surat Rekomendasi Kerja[/su_highlight]
2. Rekomendasi Beasiswa
Biasanya surat rekomendasi beasiswa dibutuhkan oleh para pelajar yang menargetkan jenis beasiswa tertentu.
Contohnya adalah beasiswa melanjutkan pendidikan, beasiswa keringanan biaya sekolah, beasiswa penelitian dan beasiswa pertukaran pelajar.
Surat tersebut dibuat oleh pihak pengajar yang memiliki pengaruh kuat dalam instansi.
Misalnya, kepala sekolah, dosen pembimbing akademik, kepala program studi maupun kepala jurusan/departemen.
Untuk melihat contoh surat ini silahkan klik tautan di bawah ini.
[su_highlight]Contoh Surat Rekomendasi Beasiswa[/su_highlight]
3. Rekomendasi Sekolah
Jenis selanjutnya adalah rekomendasi untuk melanjutkan sekolah.
Sebagai contoh, mahasiswa yang telah lulus ingin melanjutkan ke program S2, maka ia membutuhkan rekomendasi kuliah S2 dari kampus sebelumnya.
Selain itu, bagi siswa yang akan pindah sekolah juga memerlukan surat tersebut. Dengan begitu, pihak sekolah yang dituju akan percaya bahwa siswa tersebut berperilaku baik.
Untuk melihat contoh surat ini silahkan klik tautan di bawah ini.
[su_highlight]Contoh Surat Rekomendasi Sekolah[/su_highlight]
4. Rekomendasi Kepala Sekolah
Surat yang dibuat oleh kepala sekolah biasanya dibutuhkan para murid untuk melengkapi persyaratan administrasi, contohnya ketika akan mengikuti lomba tingkat nasional.
Selain itu, rekomendasi kepala sekolah juga dipakai oleh para guru untuk keperluan maupun acara tertentu.
Untuk melihat contoh surat ini silahkan klik tautan di bawah ini.
[su_highlight]Contoh Surat Rekomendasi Kepala Sekolah[/su_highlight]
5. Rekomendasi Pembuatan Paspor
Surat rekomendasi menjadi syarat tambahan untuk membuat paspor baru maupun memperpanjang paspor lama.
Tujuannya adalah menjadi bukti bahwa orang tersebut akan memang memiliki urusan di negara tujuan.
Rekomendasi paspor bisa berasal dari pihak keluarga, pihak terkait di negara yang akan dituju oleh pemegang paspor, pihak kapal khusus bagi yang bekerja di pelayaran dan instansi pendidikan khusus bagi yang akan belajar di negara luar.
Untuk melihat contoh surat ini silahkan klik tautan di bawah ini.
[su_highlight]Contoh Surat Rekomendasi Pembuatan Paspor[/su_highlight]
Contoh Surat Rekomendasi
Jika kamu mau lihat contoh yang lengkap, kamu bisa melihat di atas sudah saya disediakan tiap jenis surat dan contohnya.
Tapi jika kamu gak mau ya udah ini udah saya kasih bonus 1 contoh disini.
Berikut contoh rekomendasi kerja dari pimpinan perusahaan untuk karyawan yang memutuskan resign:
[su_note note_color=”#e2dffc” text_color=”#000000″]
PT. MULYA SEJAHTERA
Jalan Imam Bonjol Nomor 89, Jakarta Utara
Telp. (021) 178998, HP 088899989, Fax. (021) 98098
No : 56/HRD/GT/2021
Hal : Surat rekomendasi
Pihak yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Wahyu Setiaji
NIK : 1765479
Jabatan : Manajer HRD
Dalam hal ini pihak bertindak mewakili PT. Mulya Sejahtera untuk memberikan rekomendasi kepada mantan pegawai kami:
Nama : Wawan Eko
Alamat : Perumahan Anggrek Bulan Blok B Nomor 65, Jakarta Utara
Kepada calon perusahaan yang menjadi tempat bekerja baru bagi saudara Wawan Eko nantinya. Surat ini dibuat untuk menyatakan bahwa saudara Wawan Eko adalah sosok karyawan yang profesional, berdedikasi tinggi pada perusahaan dan selalu menyelesaikan tugas sesuai prosedur.
Selama 5 tahun bekerja sebagai Karyawan Bidang HRD, saudara Wawan Eko tidak pernah membuat kesalahan fatal dan merugikan perusahaan.
Kami yakin saudara Wawan Eko akan sanggup menjalankan tugas yang diberikan dan memberikan kontribusi yang juga baik dan besar bagi perusahaan yang Anda kelola.
Demikian, surat rekomendasi kerja ini kami buat untuk digunakan dengan semestinya.
Jakarta, 1 Januari 2021
Hormat Kami,
Wahyu Setiaji
Manajer HRD[/su_note]
Kesimpulan
Intinya, surat rekomendasi merupakan jenis surat pengantar dari pihak yang kedudukannya lebih tinggi dari pemohon surat.
Kegunaan recommendation letter sangat penting karena berisi pengakuan tegas atas nilai-nilai positif dan prestasi yang diraih seseorang.
Selain itu, surat yang dibuat bisa berisi bukti bahwa orang tersebut benar-benar memiliki keperluan bisnis, keperluan pendidikan maupun keperluan lain.
Penulisan surat boleh ditulis tangan asalkan rapi dan mudah dibaca, namun sebaiknya diketik agar kesan formalnya lebih terasa.
[su_spoiler title=”Daftar Pustaka” style=”fancy” icon=”chevron-circle”]
- https://www.idp.com/indonesia/study-abroad/letter-of-recommendation/
- https://business.tutsplus.com/id/tutorials/write-a-letter-of-recommendation–cms-29866
- http://www.jobloker.co.id/article/detail/?id=172[/su_spoiler]