Kop surat merupakan salah satu struktur penting dalam sebuah surat. Kop adalah bagian yang mencirikan sebuah surat itu bernilai resmi atau tidak.
Ya, ciri dari surat resmi dan tidak resmi dapat dilihat pada bagian kop suratnya.
Apabila Anda hendak mengirimkan surat atas nama lembaga, organisasi atau instansi, maka membuat kop adalah suatu kewajiban.
Berbeda halnya jika Anda membuat surat untuk kepentingan pribadi, maka kop bukanlah suatu yang diharuskan. Lalu, bagaimana cara membuat kop pada surat itu sendiri?
Bagian Kop Surat
Kop surat adalah bagian dalam sebuah surat yang mewakili identitas si pengirim surat. Beberapa bagian yang harus ada dalam kop ketika Anda hendak membuat kop adalah:
1. Nama Perusahaan atau Logo
Nama dan logo instansi, lembaga atau perusahaan yang mengirim surat harus muncul di bagian atas surat atau kop.
Bagian Nama dan logo ini biasanya diletakkan di tengah, tetapi beberapa perusahaan ada juga yang mendesainnya di kiri atau kanan.
Gambar tambahan juga dapat ditambahkan ke kop untuk menambah visualisasi.
2. Slogan Perusahaan
Jika memang surat yang dikeluarkan untuk perusahaan, maka ada baiknya ditambahkan slogan.
Dengan slogan, maka perusahaan dapat dikenali. Slogan bisa diletakkan di area strategis pada kop khusus surat yakni di samping atau di atas logo perusahaan.
3. Alamat
Alamat adalah bagian penting lainnya harus masuk dalam kop.
Cara buat kop surat tidak lengkap tanpa memasukkan alamat perusahaan atau instansi, karena kredibilitas sebuah perusahaan bisa dilihat dari lokasi bisnisnya.
Pembaca surat perlu mengetahui di mana perusahaan Anda dan bagaimana bisa berhubungan dengan Anda jika diperlukan. Itulah alasan mengapa menulis alamat di kop itu penting.
3. Website dan Alamat Email
Di era kontemporer yang mana semua alat elektronik menjadi dominan, orang akan ketinggalan zaman jika tidak mempertimbangkan untuk menambahkan alamat email dan situs web di kop.
Lebih baik lagi, jika bisnis memasukkan detail media sosial juga.
Berkomunikasi melalui email saat ini adalah hal yang nyaman bagi banyak orang. Orang juga merasa lebih aman jika melihat perusahaan dengan alamat asli dan terkonfirmasi.
Pasalnya, jika ada hal yang meragukan dari surat Anda, maka ada banyak cara untuk menghubungi instansi Anda nantinya.
4. Nomor Kontak
Terakhir, bagian yang harus ada dalam kop adalah mencantumkan nomor telepon dan faks jika tersedia. Mengapa nomor telepon dan faks begitu penting?
Sebab keduanya bisa memudahkan penerima surat jika ingin menghubungi instansi Anda atau untuk berdiskusi lebih lanjut dan menyelesaikan masalah tertentu yang ingin ditanyakan
Fungsi Kop Surat
Ada 3 fungsi pokok kop surat antara lain:
1. Menunjukkan Profesionalitas
Salah satu fungsi terbesar dari kop adalah membuat citra perusahaan atau instansi Anda positif dan memiliki kredibilitas.
Semua komponen dalam kop menunjukkan kepada si penerima surat identitas perusahaan atau instansi Anda, sehingga menunjukkan bahwa perusahaan sangat profesional.
2. Memberikan Kontak Lebih Mudah kepada si Penerima Surat
Kop pada surat berisi identitas jelas mengenai perusahaan dan informasi kontak.
Bagian terpenting dari surat ini adalah memudahkan siapapun yang dikirimi surat dapat menghubungi Anda dengan mudah, baik itu melalui telepon, email, atau datang ke alamat yang tertera di kop.
3. Memberi Kesan pada Perusahaan
Dengan memiliki kop pada surat dan amplop yang dirancang dengan baik, penerima surat akan tahu seberapa serius dan profesional Anda dalam menjalin hubungan.
Mengirimkan surat yang tepat mampu menciptakan kesan pertama yang baik.
Dibandingkan dengan surat biasa dan amplop tanpa kop, surat yang dipersonalisasi lebih disukai karena terasa lebih formal.
Surat dengan kop memberi kesan bahwa perusahaan atau instansi Anda berdedikasi dan teliti, sehingga menciptakan kesan yang lebih baik tentang perusahaan Anda.
Contoh Kop Surat Resmi
Untuk memudahkan Anda dalam memahami seperti apa sih bagian dari kop pada surat dan bagaimana cara untuk bisa membuatnya, berikut adalah contoh-contoh kop surat resmi:
Dari contoh kop surat perusahaan dan instansi yang ada di atas, sudah tahu gambaran besar ketika membuat kop, bukan?
Nah, untuk lebih memudahkan Anda membuat kop di word Anda bisa mengklik lihat tutorialnya dibawah.
Cara Membuat Kop Surat
Cara membuat kop surat di word 2010, 2007, ataupun 2003 sebenarnya sama saja selama ada bagian-bagian yang telah disebutkan sebelumnya. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Bukalah aplikasi pengolah kata di laptop, disini contohnya“Microsoft Word” .
- Setelah itu klik menu insert setelah itu klik opsi “Header” dan klik lagi opsi “Blank Header”.
- Apabila opsi header ini telah muncul pada word Anda, maka opsi “Design Header” akan tampak.
- Jika sudah terlihat, maka klik checklist pada tulisan bernama “Different First Page” supaya kop pada surat ini hanya bisa hadir di halaman pertama surat saja.
- Setelah itu, Anda bisa mendesain sendiri kop pada surat yang diinginkan. Anda bisa memanfaatkan fitur “Insert Shapes” untuk mendesain kop perusahaan atau instansi Anda.
- Terakhir, jangan lupa untuk mencantumkan nomor kontak perusahaan, alamat, dan email perusahaan atau instansi Anda.
Tidak susah bukan cara bikin sebuah kop untuk surat itu?
Anda bisa memanfaatkan link unduh kop versi word yang sudah disediakan di atas jika ingin membuat kop untuk surat dengan cara yang lebih mudah.
Bagaimanapun desainnya nanti, pastikan semua bagian-bagian kop masuk semua, ya!