Surat Permohonan – Apa yang kamu lakukan apabila membutuhkan bantuan teman?
Pasti akan meminta secara langsung, melalui telepon atau chat pribadi.
Namun dalam ranah yang resmi, misalnya antar instansi, permintaan tersebut harus melalui surat permohonan menggunakan kata baku.
Isi surat tergantung dari sesuatu yang dibutuhkan pihak pemohon.
Sebagai contoh, perusahaan yang akan mengadakan suatu program menulis surat berisi permohonan kerja sama kepada perusahaan lain.
Penjelasan berikut akan membuat kamu semakin paham dan mahir menyusun surat tersebut.
Pengertian Surat Permohonan
Surat permohonan Adalah jenis surat yang bertujuan untuk meminta suatu hal kepada pihak yang dituju baik individu, organisasi, instansi maupun perusahaan.
Permohonan tersebut tidak diungkapkan secara lisan melainkan tulisan, karena memang dalam koridor yang formal.
Dengan kata lain, jenis surat tersebut dibuat karena ada sesuatu yang hanya bisa dipenuhi dengan bantuan pihak lain karena pengirim tidak punya kuasa untuk melakukannya sendiri.
Salah satu contoh yaitu surat cuti dari karyawan kepada atasan karena memiliki kewenangan lebih tinggi.
Format Surat Permohonan
Surat ini bersifat resmi sehingga dalam penulisannya perlu berpedoman pada format standar yang telah ditentukan. Berikut bagian-bagian surat yang wajib untuk dicantumkan:
1. Kop Surat
Bagian yang selalu ada di surat resmi adalah kop atau kepala surat. Kepala surat menunjukkan identitas instansi, perusahaan maupun lembaga yang menaungi pihak pengirim surat.
2. Tempat dan Tanggal
Selanjutnya adalah kolom tempat dan tanggal ditulisnya surat yang akan dialamatkan kepada pihak terkait.
3. Nomor Surat
Pada bagian kiri lembaran surat, umumnya tertulis nomor yang menggunakan kombinasi angka dan huruf. Nomor tersebut menunjukkan urutan keluarnya surat, kode instansi dan tahun penulisan surat.
4. Perihal dan Lampiran
Bagian bawah nomor surat tertera perihal dan lampiran. Perihal diisi dengan tujuan surat, misalnya ‘Permohonan Izin’ sedangkan lampiran diisi keterangan apakah ada lembar tambahan atau tidak.
5. Alamat Surat
Bagian ini memuat nama penerima surat dan alamat singkat yang dituju.
6. Salam Pembuka
Sebelum masuk ke inti, terdapat bagian salam pembuka sebagai pengantar.
7. Isi Surat
Bagian isi surat menjelaskan secara jelas, spesifik dan singkat mengenai tujuan pembuatan surat.
8. Salam Penutup
Seperti surat pada umumnya, surat resmi ini juga wajib mencantumkan salam penutup untuk mengakhiri keseluruhan isi surat.
9. Nama dan Tanda Tangan Pengirim
Tidak hanya nama pihak penerima, nama pihak pengirim sekaligus tanda tangan juga perlu dicantumkan di bagian paling bawah pada lembaran surat.
Cara Membuat Surat Permohonan
Kunci membuat surat untuk meminta sesuatu yakni mengikuti struktur standar dan menggunakan kalimat yang baku.
Sebab, kamu sedang menjalin ‘komunikasi’ dengan pihak yang memiliki kuasa lebih. Berikut langkah menyusun surat permohonan yang baik, benar dan efektif:
- Buat bagian kop surat yang berisi nama instansi tempat kamu bekerja. Usahakan untuk mencantumkan informasi yang jelas tapi singkat mengenai nama lengkap instansi, alamat singkat, nomor telepon dan website apabila ada.
- Tulis tempat dan tanggal pembuatan surat pada bagian kanan atas tepat di bawah garis pembatas kop surat.
- Tulis nomor surat pada bagian kiri atas di bawah garis pembatas kop surat. Pastikan penulisan nomor sudah mengikuti format yang dimiliki instansi.
- Cantumkan jumlah lembar lampiran apabila ada, misalnya 2 (dua) lembar atau cukup dengan kata ‘terlampir’.
- Cantumkan maksud dari pembuatan surat pada kolom perihal, misalnya ‘Permohonan Bantuan Dana’. Tidak perlu menuliskan dalam kalimat panjang karena akan termuat di bagian badan surat.
- Tulis nama pihak penerima surat dan alamat singkat, misalnya ‘di Bandung’ atau cukup dengan ‘di Tempat’.
- Bukalah surat dengan salam pembuka dan kalimat pengantar, misalnya ‘Dengan Hormat. Melalui surat ini, saya selaku ketua acara Bakti Sosial Yatim Piatu bermaksud untuk menjalin kerja sama dengan organisasi Anda demi mensukseskan acara tersebut’.
- Susun bagian inti surat yang menjelaskan secara lebih detail mengenai waktu dan tempat pelaksanaan acara serta ketentuan lain yang dirasa perlu untuk dicantumkan. Apabila ada berkas yang dilampirkan, maka sebutkan juga di bagian ini.
- Akhiri surat dengan kalimat penutup berupa harapan bagi pihak penerima untuk bisa memenuhi apa yang diminta dan ungkapan terima kasih.
Jenis-Jenis Surat Permohonan
Berdasarkan spesifikasi hal yang diminta, surat permohonan terbagi menjadi beberapa jenis antara lain:
1. Permohonan Bantuan Dana
Jenis surat ini bertujuan untuk mengajak pihak terkait agar mau menyumbang uang untuk keperluan acara yang dilaksanakan oleh pihak pengirim surat.
Acara yang dimaksud bisa berupa bakti sosial dan bantuan terhadap korban terdampak bencana.
Tujuan lain adalah mendapatkan sponsor untuk mendukung suatu acara.
Misalnya organisasi B akan menggelar kegiatan konser amal. Bantuan yang didapat bisa berupa uang tunai atau produk yang dimiliki perusahaan tersebut, contohnya minuman sachet.
2. Permohonan Izin
Biasanya, permohonan izin dibuat agar mendapatkan persetujuan untuk melakukan sesuatu atau diperbolehkan meminjam sesuatu yang menjadi milik pihak penerima surat.
Sebagai contoh, instansi A bermaksud meminjam balai pertemuan umum untuk acara seminar. Maka dari itu, surat harus dibuat agar instansi A diperbolehkan menggunakan tempat tersebut.
3. Permohonan Kerja Sama
Jenis surat ini dibuat apabila pihak A ingin menjalin kerja sama dengan pihak B yang dirasa akan memberikan keuntungan.
Pada umumnya, pihak pemohon kerja sama juga akan menawarkan imbalan agar tidak ada yang dirugikan.
4. Permohonan Pembayaran
Permohonan pembayaran disebut juga dengan surat tagihan dari perusahaan kepada klien yang masih memiliki tanggungan.
Biasanya, surat akan diberikan untuk mengingatkan bahwa deadline pembayaran sudah dekat maupun menegur klien yang mangkir dari pelunasan tagihan.
5. Permohonan Beasiswa
Pihak yang kerap membuat permohonan beasiswa adalah para pelajar yang ingin melanjutkan jenjang pendidikan maupun pelajar yang ingin mendapat keringanan pembayaran sekolah.
6. Permohonan Magang
Surat yang berisi permohonan magang umumnya dibuat oleh siswa kejuruan dan mahasiswa, dalam rangka pemenuhan tugas sekolah maupun sengaja mencari pengalaman baru di instansi/lembaga/perusahaan yang memiliki bagian sesuai jurusan mereka.
7. Permohonan Cuti
Pihak yang sering menulis permohonan cuti yaitu pegawai suatu perusahaan/instansi/lembaga yang menginginkan libur kerja karena alasan tertentu.
Jenis alasan bisa bersifat mendesak, tidak terduga maupun kondisi khusus yang mengharuskan bebas tugas.
8. Permohonan Pembukaan Rekening Giro
Seperti halnya tabungan, pembukaan rekening giro juga membutuhkan permohonan sebagai pengantar.
Rekening giro berfungsi untuk mencairkan dana dari bank yang bekerja sama, misalnya dana BOS, dana perorangan dan dana perusahaan.
9. Permohonan Pindah Sekolah
permohonan untuk pindah sekolah dibuat oleh siswa yang memutuskan untuk tidak lagi bersekolah di tempat tersebut karena alasan tertentu.
Biasanya, kepala sekolah akan memberikan surat rekomendasi yang menyatakan siswa tersebut tidak bermasalah dan memiliki kelakuan baik sehingga dapat diterima di sekolah yang baru.
10. Permohonan Pindah Unit Kerja PNS
Apabila seorang PNS ingin pindah tempat kerja, maka wajib menulis permohonan pindah unit kerja kepada kepala di tempat ia bekerja saat itu.
Saat sudah melewati prosedur tertentu dan mendapatkan izin, barulah bisa berganti unit kerja yang diinginkan.
11. Permohonan Pensiun
Permohonan pensiun biasanya diajukan oleh pegawai yang sebenarnya belum memasuki batas usia pensiun.
Dalam surat tersebut harus disertakan alasan yang faktual dan jelas sehingga bisa dipertimbangkan dengan baik.
Contoh Surat Permohonan
Sebenarnya di atas udah banyak contohnya, kamu tinggal klik aja pada link yang sudah di sediakan.
Tapi ini bonus nya, berikut saya kasih 2 contoh surat permohonan yang sering kamu pakai:
1. Permohonan Izin Peminjaman Barang
[su_note note_color=”#e3f9d8″ text_color=”#000000″]
Himpunan Mahasiswa Muslim
Universitas Persatuan Bangsa
Kantor sekretariat: Gedung B Jalan Suprapto, Bandung
Telp. 0998769988, Email: himpmhsmuslim@gmail.com
16 Juli 2019
Nomor : 10/HMP/2019
Hal : Permohonan Peminjaman Megaphone
Yth. Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa
Universitas Persatuan Bangsa
di Tempat
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Dalam rangka pelaksanaan acara seminar akbar kemuslimahan, kami selaku panitia penyelenggara kegiatan bermaksud mengajukan permohonan peminjaman megaphone yang menjadi barang inventaris BEM Universitas Persatuan Bangsa untuk kelancaran kegiatan yang akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Kamis – Jumat, 23 – 24 Juli 2019
Waktu : 07.30 S.D. 15.00 WIB
Tempat : Gedung Serbaguna Universitas Persatuan Bangsa
Demikian surat permohonan peminjaman barang ini kami sampaikan. Kami berterima kasih atas perhatian dan kerja sama yang baik.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Ketua Panitia Sekretaris
Abdul Rahman Nur Diana[/su_note]
2. Permohonan Cuti
[su_note note_color=”#f9f7d8″ text_color=”#000000″]
Semarang, 2 Januari 2019
Hal : Permohonan Cuti Kerja
Lampiran : 1 lembar
Kepada Yth.
Bapak Pimpinan PT. Nusa Jaya Indah
di Semarang
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini saya:
Nama : Ayu Diana
Jabatan : Staf Bidang Keuangan
Melalui surat ini bermaksud untuk mengajukan permohonan cuti melahirkan selama 3 bulan, terhitung dari tanggal 10 Januari 2019 sampai 10 April 2020.
Demikian surat permohonan ini saya sampaikan untuk dijadikan bahan pertimbangan. Atas perhatian Bapak Pimpinan, saya berterima kasih.
Hormat Saya,
Ayu Diana[/su_note]
Kesimpulan
Surat permohonan adalah jenis surat resmi untuk meminta sesuatu berupa bantuan, persetujuan maupun hal lain yang dialamatkan kepada perseorangan maupun kelompok.
Pihak yang dimintai sesuatu bisa karena memiliki wewenang yang lebih tinggi, memiliki akses yang lebih luas, memiliki kemampuan yang lebih mumpuni atau bisa mendatangkan dampak positif yang besar.
Permohonan juga bisa dimaksudkan sebagai teguran kepada pihak yang mangkir.
[su_spoiler title=”Daftar Pustaka” style=”fancy” icon=”chevron-circle”]
- https://www.suratresmi.net/surat-permohonan-izin/
- https://www.pelita.or.id/jenis-jenis-surat-resmi/
- https://glints.com/id/lowongan/contoh-surat-cuti/[/su_spoiler]