Dalam suatu instansi maupun perusahaan, penugasan dari atasan untuk bawahan dilakukan melalui surat perintah resmi yang memuat hal detail.
Dengan dikeluarkannya surat, maka akan semakin menguatkan status perintah tersebut sekaligus sebagai kelengkapan administrasi.
Beberapa contoh surat tersebut yakni:
- surat perjalanan dinas,
- perintah kerja,
- perintah penahanan
- surat perintah penyelidikan.
Pengertian Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang dibuat untuk memberikan perintah secara tertulis kepada pihak tertentu.
Jenis surat ini tergolong surat resmi dan biasa dipakai oleh instansi maupun lembaga pemerintah dan swasta.
Surat tersebut dikeluarkan oleh pihak yang memiliki kedudukan yang lebih tinggi untuk melakukan sesuatu yang tercantum dalam isi surat.
Misalnya, seorang pimpinan instansi yang memberikan perintah kepada staf bidang administrasi.
Ciri-Ciri Surat Perintah
Surat perintah memiliki karakteristik yang membedakannya dengan jenis surat resmi lain, yaitu:
- Menggunakan bahasa yang baku dan susunan kalimat yang sopan, jelas serta tegas.
- Menjabarkan mengenai detail kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak penerima. Biasanya penjelasan ini termuat di lampiran surat.
- Memuat nilai dan tingkat kepentingan perintah yang diberikan.
- Memuat sanksi apabila pihak yang bersangkutan melakukan pelanggaran.
- Memiliki kop surat yang menunjukan identitas resmi instansi.
- Memuat nama dan jabatan pihak yang memberi perintah.
- Memiliki format surat resmi yang meliputi:
– tanggal pembuatan,
– nomor surat,
– perihal,
– lampiran,
– salam pembuka,
– isi surat,
– salam penutup,
– nama dan tanda tangan pemberi perintah
– stempel.
Cara Membuat Surat Perintah
Sudah disebutkan bahwa jenis surat ini termasuk dalam surat resmi sehingga dalam pembuatannya harus memenuhi persyaratan standar.
Beberapa di antaranya adalah memuat informasi instansi, nomor surat, berkas pendukung, salam pembuka dan penutup serta cap resmi instansi.
Berikut langkah menulis surat perintah yang sesuai dengan aturan baku:
- Cantumkan kop atau kepala surat dengan menuliskan identitas instansi maupun lembaga yang menerbitkan surat tersebut. Identitas yang biasanya dimuat antara lain nama lengkap instansi, alamat lengkap, nomor telepon dan alamat email.
- Tuliskan nomor surat sesuai dengan format yang dimiliki instansi atau lembaga penerbit surat.
- Cantumkan identitas dari pihak penerima perintah. Informasi yang perlu dicantumkan adalah nama lengkap, jabatan, alamat singkat dan nomor telepon. Khusus untuk alamat dan nomor, tidak harus menggunakan data pribadi dari pihak penerima tetapi bisa dari data instansi.
- Cantumkan juga identitas pihak yang memberikan perintah. Informasi yang biasa disertakan meliputi nama lengkap, jabatan, alamat singkat dan nomor telepon.
- Awali surat dengan salam pembuka sebagai bentuk kesopanan dan kalimat pengantar.
- Tuliskan isi perintah yang harus dilakukan secara jelas, padat dan mudah dipahami. Cantumkan juga mengenai detail informasi yang terlampir pada lembar lain.
- Beri penjelasan lebih detail mengenai hal yang diperintahkan pada lembar lampiran. Lalu, tuliskan juga nilai pekerjaan dan jenis sanksi apa yang akan diterima pihak terkait apabila melanggar aturan.
- Akhiri surat dengan salam penutup dan ungkapan terima kasih.
- Bubuhkan nama lengkap dan tanda tangan pihak pemberi perintah di bagian paling bawah lembar surat.
- Selain itu, tambahkan cap resmi instansi atau lembaga yang bersangkutan.
Contoh Surat Perintah
Jenis surat ini cukup beragam sesuai dengan isi perintah yang diberikan.
Selain itu, beberapa instansi memiliki format yang khusus dalam menyusun surat resmi tersebut.
Agar lebih jelas, berikut 3 contoh surat perintah:
1. Surat Perintah Kerja
NB: Untuk Mode Ponsel bentuk Surat akan rusak, Disarankan menggunakan mode “Dekstrop” atau unduh file.
[su_note note_color=”#d5fafc” text_color=”#000000″]
PT. AGUNG MAKMUR GROUP
Jl. Kyai Langgeng Km. 4 Semarang
Telp. (024) 678678, Fax. (024) 679679, Email: info@agunggroup.com
Website: www.agungmakmurgroup.com
17 Oktober 2019
SURAT PERINTAH KERJA
Nomor: 89/SPK/X/2019
Dalam rangka memenuhi keperluan perusahaan di Kantor Cabang Surabaya, maka Direktur PT. Agung Makmur Group, Edi Cahya Subarja, memberikan perintah kepada:
Nama : Sigit Nugroho
Jabatan : Staff Keuangan
Alamat : Jalan Abdul Malik Nomor 45, Semarang
Departemen : Keuangan
Untuk melaksanakan pekerjaan di bagian keuangan dengan ketentuan sebagai berikut:
- Masa tugas di Kantor Cabang Surabaya selama 6 (enam) bulan dan setelah selesai, maka diwajibkan untuk kembali bertugas di Kantor Pusat Semarang.
- Apabila karyawan yang bersangkutan telah menyelesaikan pekerjaan sebelum masa tugas, maka tetap harus kembali ke Kantor Pusat Semarang.
- Apabila karyawan yang bersangkutan belum menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu yang ditetapkan, maka akan memperoleh perpanjangan maksimal 1 (satu) bulan.
- Apabila karyawan yang bersangkutan belum kunjung menyelesaikan pekerjaan padahal sudah diberi perpanjangan waktu, maka akan mendapatkan sanksi.
- Pekerjaan yang selesai tanpa masalah sebelum tenggat waktu akan diberikan bonus di luar total gaji karyawan yang bersangkutan.
Demikian surat perintah ini diberikan untuk dapat dilaksanakan sesuai aturan yang ditentukan.
Direktur PT. Agung Makmur Group
Edi Cahya Subarja[/su_note]
[su_spoiler title=”Download Surat” style=”fancy” icon=”chevron-circle”]
Format Ms. Word [DOC]
Google Drive (20KB)[/su_spoiler]
2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
NB: Untuk Mode Ponsel bentuk Surat akan rusak, Disarankan menggunakan mode “Dekstrop” atau unduh file.
[su_note note_color=”#d5effc” text_color=”#000000″]
PEMERINTAH KABUPATEN CILACAP
DINAS PENDIDIKAN
SMA NEGERI 1 SAMPANG
Jalan Lapangan Nomor 1, Karangtengah, Jawa Tengah 53273
Telp. (0282) 567018, Email: smansampang@yahoo.co.id
Website: sman1sampang.sch.id
Nomor : 098/ 1076 / 2019
SURAT PERJALANAN DINAS
(SPPD)
| 1 | Pejabat yang memberikan perintah | Kepala SMA Negeri 1 Sampang |
| 2 | Nama dan NIP pegawai yang diperintahkan untuk melakukan perjalanan dinas | Mahmud Agus Wibowo, S.Pd.0213456763838 |
| 3 | Jabatan, pangkat dan golongan pegawai yang diperintahkan untuk melakukan perjalanan dinas | Guru Mapel / Penata / III/c |
| 4 | Perjalanan dinas yang diperintahkanDariKeJenis transportasi yang digunakan | SMA N 1 Sampang menuju ke SMA N 1 Semarang menggunakan mobil |
| 5 | Perjalanan dinas direncanakan | Selama 2 hari mulai dari tanggal 24 Juni sampai 26 Juni 2019 |
| 6 | Tujuan mengadakan perjalanan dinas | Melakukan studi banding dan evaluasi bersama |
| 7 | Perhitungan biaya yang dibutuhkan | Terlampir |
| 8 | Keterangan |
Cilacap, 10 Juni 2019
Kepala SMA N 1 Sampang
Drs. Wahyu Widodo
01426788383[/su_note]
[su_spoiler title=”Download Surat” style=”fancy” icon=”chevron-circle”]
Format Ms. Word [DOC]
Google Drive (21KB)[/su_spoiler]
3. Surat Perintah Lembur
NB: Untuk Mode Ponsel bentuk Surat akan rusak, Disarankan menggunakan mode “Dekstrop” atau unduh file.
[su_note note_color=”#f8fcd5″ text_color=”#000000″]
PT. ADIL MAKMUR SEJAHTERA
Jl. Raya Kuning Nomor 117, Bekasi
Telp. (021) 789789, Fax. (021) 789789, Email: info@adilsejahtera.com
Website: www.ptadilmakmur.com
SURAT PERINTAH LEMBUR
Nomor 240/LBR/ADL/2019
Hari, tanggal : Selasa, 5 Januari 2021
Departemen : Maintenance
Perihal : Perintah lembur untuk melakukan pengecekan beberapa mesin produksi
Melalui surat ini, saya selaku Kepala Bagian Maintenance memberikan perintah kepada staf maintenance atas nama:
| No | Nama | Mulai Lembur | Selesai Lembur |
| 1 | Aji Nugroho | 18.00 WIB | 20.30 WIB |
| 2 | Maulana Ahmad | 18.00 WIB | 20.30 WIB |
| 3 | Teguh Wijaya | 18.00 WIB | 20.30 WIB |
untuk melaksanakan perintah kerja lembur sesuai waktu yang telah ditentukan. Apabila dalam praktiknya nanti, karyawan membutuhkan perpanjangan waktu maka harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari pihak manager atau supervisor.
Demikian surat perintah lembur ini disampaikan untuk kemudian dilaksanakan.
Dibuat oleh Disetujui oleh Diketahui oleh
Aji Priyanto Triyanto Supardi
Spv. Maintenance Manager Maintenance Manajer HRD [/su_note]
[su_spoiler title=”Download Surat” style=”fancy” icon=”chevron-circle”]
Format Ms. Word [DOC]
Google Drive (20KB)[/su_spoiler]
Kesimpulan
Pada intinya, surat perintah memuat tugas maupun pekerjaan spesifik dari atasan untuk dilaksanakan oleh bawahan.
Perintah yang diberikan tentu saja sudah disesuaikan dengan tugas, pokok dan fungsi (tupoksi) yang dimiliki oleh pegawai bersangkutan.
Format surat yang berisi perintah tersebut secara garis besar berpedoman pada struktur standar penulisan surat resmi.
Beberapa struktur utama antara lain kop surat, nomor surat, tanda tangan dan cap. Namun, ada instansi/perusahaan tertentu yang memiliki format tersendiri.
[su_spoiler title=”Daftar Pustaka” style=”fancy” icon=”chevron-circle”]
- http://www.depok-bisnis-info.com/2017/02/keterangan-dan-manfaat-penting-dari-spk.html
- https://ruangguru.co/surat-resmi/
- https://medium.com/@jinny_herawati/contoh-dan-cara-membuat-surat-dinas-yang-baik-dan-benar-61da4d82d77[/su_spoiler]