Invoice menjadi salah satu elemen penting dalam menjalankan sebuah bisnis.
Keberadaan contoh invoice akan sangat membantu Anda dalam keseharian berjalannya bisnis.
Pengertian invoice hampir sama dengan faktur, yakni daftar yang berisi nama, harga, dan jumlah barang kiriman.
Pada kesempatan kali ini akan dibahas mengenai fungsi, macam-macam invoice serta contoh invoice pdf yang dapat Anda download.
Transaksi yang dituliskan dalam invoice dijadikan sebagai bukti transaksi penjualan barang secara kredit. Invoice yang sering dijumpai ialah invoice tagihan.
Fungsi Invoice
Pengertian Invoice secara umum adalah dokumen yang berisikan tentang penagihan utang. Dokumen tersebut diberikan oleh penjual kepada pembeli yang menjadi pihak yang berhutang.
Biasanya invoice digunakan untuk transaksi yang bentuknya berupa kredit atau angsuran.
Invoice dibuat menjadi tiga rangkap, yakni satu lembar sebagai arsip penjualan, satu lembar diberikan kepada pembeli, dan satu lembar digunakan sebagai laporan keuangan.
Ada berbagai macam invoice yang digunakan dalam bisnis dan masing-masing memiliki perbedaan.
Berikut beberapa fungsi invoice:
- Sebagai kumpulan data tentang barang yang telah terjual.
- Dapat dijadikan sebagai rujukan, apabila barang yang telah dibeli akan dijual kembali.
- Sebagai rujukan yang resmi dalam faktur pajak.
- Memuat informasi tentang tagihan yang harus dibayarkan.
- Dijadikan rekomendasi pada saat ingin menambah transaksi dalam pembukuan.
Jenis-Jenis Invoice
Sebelum membahas mengenai contoh invoice, mari kita kenali dahulu jenisnya.
Invoice terbagi menjadi beberapa jenis yang masing-masing memiliki ciri khas tersendiri.
Akan tetapi, semua jenis invoice memiliki kegunaan yang sama yakni sebagai transaksi oleh pebisnis dan pengusaha.
Berikut beberapa jenis invoice serta penjelasannya:
1. Invoice Biasa
Invoice biasa merupakan dokumen atau surat untuk menagih hutang yang paling umum bentuknya. Biasanya invoice ini digunakan untuk transaksi yang bersifat sederhana.
Oleh karena itu, tidak heran jika format invoice biasa sangat sederhana.
Contoh invoice sederhana ada banyak sekali dan dapat Anda jumpai dalam kehidupan sehari-hari ketika membeli barang di toko.
Di dalam jenis invoice ini biasanya hanya memuat nama barang yang dibeli serta harganya.
2. Invoice Proforma
Invoice proforma atau biasa disebut dengan invoice sementara merupakan dokumen yang dibuat ketika produk yang dibeli belum siap.
Oleh sebab itu, penjual akan memberikan invoice sementara secara bertahap kepada pembeli.
3. Invoice Konsuler
Invoice konsuler merupakan jenis invoice yang paling eksklusif. Hal ini dikarenakan umumnya invoice ini digunakan sebagai transaksi besar antar negara.
Contoh invoice konsuler dapat dijumpai pada transaksi ekspor dan impor.
Bagian yang Wajib Ada pada Invoice
Format setiap invoice tidak selalu sama tergantung pada bisnis yang dijalankan serta transaksi.
Namun, ada beberapa komponen yang wajib ada pada sebuah invoice. Dengan komponen-komponen yang wajib ada ini menjadikan invoice lebih lengkap dan sesuai.
Komponen-komponen yang wajib ada dalam sebuah invoice adalah:
- Nomor order/ purchase order
- Nomor urut invoice
- Kode nomor transaksi DO/SJ
- Detail barang
- Sub total
- Diskon (opsional)
- Biaya PPN (jika ada)
- Total biaya
- Biaya pengiriman (jika ada)
Berbagai Contoh Invoice
Tanpa panjang lebar,
Berikut contoh invoice standar yang di gunakan dalam berbagai keperluan sehari-hari.
1. Contoh Invoice Penagihan
Jenis ini sering kamu lihat, umumnya di keluarkan saat kita akan di tagih biaya berlangganan. simak contoh invoice berikut ini.
Client Phone : 08215678912
Client Address : Jln. Anggrek No. 01, Bandung
| No | Product | Description | Quantity | Price | Discount | Tax | Amount |
| 1 | Tiket Bus | Jakarta – Malang | 2 | Rp. 250000 | 0 | 0 | Rp. 500000 |
| 2 | Tiket Bus | Yogyakarta- Jakarta | 3 | Rp. 200000 | 0 | 0 | Rp. 600000 |
| Total : Rp1.100.000 |
2. Contoh Invoice Jasa
Berikutnya seputar jasa, kita punya juga contohnya.
Contoh invoice berikut mungkin berbeda dari yang pernah kamu lihat, tapi intinya sama aja. berikut contohnya:
Invoice Date : 03/11/2019
Invoice Number : 005
| Bill To | Pay To |
| Karang Taruna Desa Agung Tentram (Naufal Perdana/ Dewa Cahyono | Nama : Himawan Nomor Hp : 085643718233 Email : Himawan132@xxxxxxx Alamat : Jln. Cokro No. 11No NPWP : |
Detail order:
| No | Charge Detail | Price @ | Quantity | Total |
| 1. | Hosting (2 tahun) | Rp400.000 | 2 | Rp800.000 |
| 2. | Registrasi domain karang taruna (2 tahun) | Rp250.000 | 1 | Rp250.000 |
| 3. | Jasa pembuatan desain web, konten, logo, dan plugin | Rp950.000 | 1 | Rp950.000 |
| Total: | Rp2.000.000 |
Nomor rekening : 123456789
Nama Bank : BNI
Cabang Bank : KCP Ahmad Dahlan Yogyakarta
Nama Penerima: Himawan
3. Contoh Invoice Pembayaran
PT. Abadi Jaya
Jln. Pajajaran No. 16, Ujungberung, Bandung
INVOICE
NO : 123455667
Nama : Ayuningtyas
Kota : Bandung
Telepon: 022-17382649238
| Nama Barang | Satuan | Jumlah | Harga | Total |
| Bolpen Big | Lusin | 2 | Rp36.000 | Rp72.000 |
| Pensil | Lusin | 2 | Rp40.000 | Rp80.000 |
| Kertas A4 | Rim | 4 | Rp50.000 | Rp200.000 |
| Polpen Pilot | Lusin | 3 | Rp40.000 | Rp120.000 |
| Stabilo | Lusin | 1 | Rp50.000 | Rp50.000 |
| Total : Rp522.000 |
Template Invoice Gratis (Word dan Excel)
Bingung buatnya?
Yaudah pakai yang udah jadi aja, kamu tinggal edit di word / excel.
Bagi kamu yang membutuhkan template gratis format excel dan word kamu bisa download disini.
1. Template Excel
Pertama saya bagikan template invoice dalam format excel.
Berikut gambar dan link downloadnya:
2. Template Word
Untuk versi word juga ada,
Versi word dan Excel berbeda ya, silahkan lihat gambarnya.
Cara Membuat Invoice di Excel
Sebuah invoice sering dibuat menggunakan Microsoft excel.
Hal ini dikarenakan pembuatan invoice berkaitan dengan perhitungan harga, sehingga akan lebih mudah jika menggunakan excel.
Berikut langkah-langkah untuk membuat invoice di excel:
1. Membuka Microsoft Excel
Langkah pertama untuk membuat invoice adalah membuka Microsoft excel yang telah terinstall di PC Anda.
Agar lebih mudah melakukan pembuatan invoice, Anda dapat memilih template yang disediakan.
Dengan begitu, Anda cukup mengganti isi komponen-komponen yang sudah ada.
2. Membuat Worksheet
Anda harus menyiapkan lembar Microsoft excel sebanyak 3 buah worksheet.
Sheet yang pertama digunakan untuk membuat form invoice yang akan dicetak.
Sedangkan sheet kedua terdiri data perusahaan yang akan ditagih dan sheet ketiga untuk mendata barang yang dijual.
3. Mengisi Worksheet
Setelah menyiapkan 3 worksheet maka Anda harus mengisi sesuai kebutuhan invoice bisnis Anda.
Pada bagian sheet pertama diisi dengan nama perusahaan, tanggal, nomor order, dan nomor invoice, kemudian diisi dengan data customer secara lengkap.
Pada umumnya data customer terdiri dari nama lengkap, alamat, dan kontak yang dapat dihubungi.
Aplikasi Pembuat Invoice Otomatis
Dalam membuat invoice seringkali terjadi kesalahan dan kelalaian, sehingga menyebabkan terjadinya invoice kosong.
Namun, Anda tidak perlu khawatir lagi akan hal tersebut karena saat ini telah ada aplikasi pembuat invoice otomatis.
Paper.id merupakan salah aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat invoice otomatis secara online. Tentunya dengan aplikasi ini akan memudahkan pekerjaan Anda.
Hal yang diperlukan dalam pembuatan invoice di Paper.id hanyalah smartphone dan laptop.
Kelebihan yang dimiliki aplikasi ini adalah praktis, mudah dipelajari, dan biayanya tidak mahal.
Ada berbagai macam invoice yang dapat dibuat dengan Paper.id, misalnya invoice hotel, invoice penjualan, dan lain sebagainya.
Kesimpulan
Keberadaan invoice sangat penting dalam menjalankan bisnis, terutama dalam urusan tagihan dan pembayaran.
Oleh sebab itu, invoice harus dibuat secara lengkap, jelas, dan mudah dipahami oleh pihak lain.
Selain itu, perhitungan dalam invoice harus benar agar tidak terjadi permasalahan di kemudian hari.
Mengenai cara membuat dan contoh invoice sudah kami tuliskan di atas, harapannya kamu tidak bingung lagi ya sobat.